Hướng dẫn cách đặt bia nước ngọt số lượng lớn cho tiệc chi tiết từ A-Z: công thức tính toán, mẹo dự trù hợp lý và tiêu chí chọn nhà cung cấp uy tín để tiết kiệm chi phí tối đa.
Khi tổ chức tiệc cưới, sinh nhật, họp mặt hay liên hoan công ty, cách đặt bia nước ngọt số lượng lớn cho tiệc cực kỳ quan trọng. Vậy làm sao để dự trù hợp lý, chọn đúng nhà cung cấp và tiết kiệm chi phí? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước giúp bạn lên kế hoạch chu đáo và dễ thực hiện nhất.
1Bước 1: Khảo sát và lên kế hoạch chi tiết
Trước khi bắt tay vào tính toán số lượng, bạn cần nắm rõ "bức tranh" tổng thể về buổi tiệc của mình.
Xác định số lượng và thành phần khách mời
Xác định số lượng và thành phần khách mời có trong bữa tiệc
Yếu tố quan trọng nhất là số lượng khách mời và cơ cấu thành phần (nam/nữ, người lớn/trẻ em). Dựa trên giới tính, độ tuổi, bạn có thể phân loại rõ ràng hơn nhóm khách có xu hướng uống bia nhiều và nhóm khách chủ yếu dùng nước ngọt.
Đánh giá tính chất của buổi tiệc
Tính chất buổi tiệc ảnh hưởng lớn đến mức tiêu thụ đồ uống:
- Tiệc cưới, tiệc liên hoan công ty: Thường kéo dài, nhu cầu uống bia cao hơn.
- Tiệc sinh nhật gia đình, tiệc khai trương: Nhu cầu bia vừa phải, nước ngọt và nước suối cần được chuẩn bị đầy đủ hơn.
- Thời tiết: Tiệc tổ chức vào mùa hè nóng bức hay buổi tối mát mẻ cũng tác động đến lượng tiêu thụ.
Lựa chọn loại đồ uống phù hợp
Việc chọn đúng loại đồ uống sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đặt bia nước ngọt số lượng lớn cho tiệc.
- Bia: Nên chọn 1-2 loại bia phổ thông và được ưa chuộng như bia Tiger, bia Heineken, bia Sài Gòn, bia 333... Việc chọn quá nhiều loại dễ dẫn đến việc tồn kho không đồng đều.
- Nước ngọt: Chuẩn bị đa dạng các loại như nước ngọt có ga (nước ngọt Coca-Cola, nước ngọt Pepsi), nước suối và các loại nước trái cây (nước ép đóng hộp, nước trà đóng chai) để phục vụ trẻ em, phụ nữ và người không uống bia.
2Bước 2: Cách tính số lượng bia và nước ngọt cần thiết
Đây là bước cốt lõi trong cách đặt bia nước ngọt số lượng lớn cho tiệc, giúp bạn đưa ra con số dự trù sát nhất.
Công thức ước tính số lượng bia
Công thức này dựa trên kinh nghiệm tổ chức tiệc:
- Lượng bia trung bình cho một khách nam là khoảng 3-5 lon/chai.
- Khách nữ thường ít hơn, khoảng 1-2 lon/chai hoặc không uống.
Ví dụ: Với một bàn tiệc 10 người có 5 nam và 5 nữ, bạn có thể dự trù: (5 nam×4 lon)+(5 nữ×1 lon)=25 lon
Tức là, bạn có thể dự trù khoảng 1 thùng bia cho mỗi bàn (24 lon/thùng). Nếu tổ chức 20 bàn, bạn nên chuẩn bị khoảng 20–22 thùng (tính thêm phần phát sinh).
Công thức ước tính số lượng nước ngọt và nước suối
Trung bình mỗi khách (bao gồm cả người uống bia) sẽ dùng khoảng 2-3 lon/chai nước ngọt/nước suối trong suốt bữa tiệc. Hãy đảm bảo luôn có đủ nước suối trên mỗi bàn để khách uống giải khát hoặc pha rượu/bia. Nếu tiệc có nhiều trẻ em và phụ nữ, bạn nên tăng tỉ lệ nước ngọt/nước trái cây lên.
Mẹo dự trù hợp lý
Sau khi tính toán theo công thức, bạn nên mua dư ra khoảng 10-15% tổng số lượng để phòng trường hợp khách đến trễ, khách mời "quá chén" hoặc phát sinh thêm bàn tiệc. Lượng dư này sẽ đảm bảo tiệc không bị gián đoạn vì thiếu đồ uống.
3Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín và giá tốt
Cách đặt bia nước ngọt số lượng lớn cho tiệc hiệu quả phải đi đôi với việc chọn đúng đối tác cung cấp.
Tiêu chí chọn đại lý bia nước ngọt
Để buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và không gặp rắc rối về nguồn hàng, việc chọn đúng đại lý bia nước ngọt uy tín là yếu tố quan trọng hàng đầu.
- So sánh giá: Đừng ngại liên hệ ít nhất 2-3 đại lý lớn hoặc nhà phân phối chính thức để nhận báo giá sỉ. Hỏi rõ về mức giá áp dụng cho từng loại bia, nước ngọt theo đơn vị thùng/két. Các đại lý thường có các chương trình khuyến mãi theo mùa hoặc chiết khấu đặc biệt cho khách hàng tổ chức sự kiện.
- Kiểm tra uy tín: Ưu tiên các đại lý có kinh nghiệm cung cấp đồ uống cho các sự kiện lớn. Tham khảo các đánh giá, các bình luận về thái độ phục vụ, thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm là những thông tin quý giá. Đảm bảo đại lý có kho hàng lớn, đủ khả năng cung cấp với số lượng lớn mà bạn yêu cầu.
- Nguồn gốc sản phẩm: Đại lý phải cam kết cung cấp hàng chính hãng, có tem mác, hóa đơn rõ ràng. Bia nước ngọt khi đặt số lượng lớn phải có HSD còn xa (thường là còn ít nhất 6-12 tháng) để đảm bảo chất lượng và tránh rủi ro tồn kho. Đồ uống phải được lưu trữ ở nơi khô ráo giữ được hương vị tốt nhất.
Các chính sách hỗ trợ cần quan tâm
Ngoài giá cả và chất lượng, bạn cũng nên xem xét các chính sách hỗ trợ đi kèm từ đại lý - những ưu đãi này giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí và công sức chuẩn bị.
- Giao hàng: Yêu cầu giao hàng đến địa điểm tổ chức tiệc. Thỏa thuận về điều kiện miễn phí vận chuyển cho đơn hàng lớn. Xác định giờ giao hàng cụ thể để đảm bảo đồ uống có mặt trước khi tiệc bắt đầu ít nhất vài giờ.
- Dịch vụ đi kèm: Nhiều đại lý cho mượn miễn phí thùng đá, bàn ghế, khui bia khi đặt hàng số lượng lớn. Các dịch vụ miễn phí này sẽ giúp bạn giảm đáng kể chi phí thuê thiết bị bên ngoài.
- Chính sách đổi trả: Hỏi rõ đại lý có cho phép trả lại các thùng bia, nước ngọt còn nguyên seal, chưa mở hay không. Xác định thời gian tối đa được phép trả hàng sau khi tiệc kết thúc. Hãy thỏa thuận rõ ràng và yêu cầu ghi chi tiết vào hóa đơn hoặc hợp đồng (nếu có).
Mẹo hữu ích: Nếu bạn cần đặt bia nước ngọt số lượng lớn cho tiệc và mong muốn sự tiện lợi, hãy liên hệ ngay với cửa hàng Bách Hóa XANH gần nhất để được hỗ trợ giao hàng số lượng lớn, đảm bảo giá tốt và chất lượng sản phẩm.
4Các câu hỏi thường gặp khi đặt bia nước ngọt cho tiệc
Nên đặt bia nước ngọt trước bao lâu?
Bạn nên đặt trước ít nhất 3-5 ngày đối với tiệc lớn để đại lý có thời gian chuẩn bị đủ số lượng, đảm bảo giao hàng đúng giờ và có thời gian xử lý các dịch vụ đi kèm như cho mượn thùng đá.
Có nên khoán đồ uống theo đầu người tại nhà hàng không?
Nếu tổ chức tiệc tại nhà hàng, bạn có thể chọn gói khoán đồ uống để dễ kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, với tiệc ngoài trời hoặc tự tổ chức, nên tự mua bia nước ngọt số lượng lớn để linh hoạt hơn và có thể mang về phần dư. Tùy vào tính chất buổi tiệc và chính sách của nhà hàng mà bạn nên cân nhắc.
Làm sao để kiểm soát số lượng bia trong tiệc?
Để kiểm soát và tránh thất thoát, bạn có thể:
- Chỉ mở và đặt đủ số lượng dự trù ban đầu trên mỗi bàn.
- Cử người phụ trách theo dõi và bổ sung đồ uống từ kho dự trữ.
- Hỏi về dịch vụ tính tiền theo lon/chai thực tế tiêu thụ nếu đặt tại nhà hàng/đại lý có chính sách này.
Việc nắm rõ cách đặt bia nước ngọt số lượng lớn cho tiệc giúp bạn chủ động hơn, đảm bảo buổi tiệc diễn ra trọn vẹn và tiết kiệm chi phí. Đừng quên chọn nhà cung cấp uy tín, có chính sách hỗ trợ tốt như Bách Hóa Xanh để yên tâm về chất lượng và dịch vụ. Hãy lập kế hoạch sớm, tính toán kỹ, buổi tiệc vui trọn vẹn bắt đầu từ khâu chuẩn bị chu đáo!
Có thể bạn quan tâm:
Chọn mua bia chính hãng, giá tốt tại Bách Hóa XANH nhé:
